La Escuela de Medicina de Harvard tiene aproximadamente 4.300 activos de alto valor en sus 15.000 activos fijos, incluidos servidores, incubadoras, congeladores médicos, centrifugadoras, microscopios para la investigación del ADN y termocicladores. Jeff DiCiaccio, Director de Adquisiciones Estratégicas de la Academia, presentó la implementación exitosa.

Casi la mitad de estos activos se compraron con fondos externos, incluidas subvenciones y contratos financiados por el gobierno, y la escuela es responsable de garantizar que estos activos sean infalibles. Para garantizar esto, la Escuela de Medicina de Harvard envía un informe de auditoría a Price Waterhouse una vez al año y realiza un inventario de activos interno. Di Qiaggio dijo: "Debemos cuidar bien los activos que usamos y compramos para la investigación".

Antes de implementar RFID, la Escuela de Medicina de Harvard utilizó mano de obra para realizar el inventario de activos. Por lo general, cada activo se ingresa en la plataforma Oracle Asset Workbench y se le asigna una etiqueta de código de barras impresa. Acompañados por analistas financieros de activos fijos y Di Qiaggio, los gerentes de operaciones de investigación (ROM) llevaron una hoja de cálculo de Microsoft Excel y recorrieron cada departamento o laboratorio para encontrar activos. Cada departamento o laboratorio tiene un número de serie único.

Dado que no hay un escáner de código de barras disponible, usan sus ojos para confirmar los datos, compararlos con la información en la habitación dada en la hoja de cálculo y escribir notas o registrar las diferencias.

Si encuentran etiquetas de activos que no figuran en la hoja de cálculo, deben buscarlas en el sistema OFA de la computadora para determinar a qué departamento pertenecen estos activos. Luego ingrese manualmente el resultado del inventario de activos y cárguelo en OFA. Este no solo es un proceso que requiere mucho tiempo, sino que también puede causar daños a esos activos de alto valor. Por ejemplo, el Departamento de Neurobiología de la Facultad de Medicina de Harvard enumeró más de 800 activos en una hoja de cálculo de 16 páginas.

Di Qiaggio mantendrá reuniones de activos con los administradores de activos departamentales, acompañará al equipo de investigación de activos a través del laboratorio y los ayudará con el inventario de activos. Este proceso lleva un promedio de dos horas para encontrar 50 activos. Di Qiaggio dijo: "Estos procesos manuales son ineficientes e insostenibles porque los activos de la escuela aumentan en unos 1.000 elementos cada año. En vista de esto, tenemos que tomar medidas para encontrar alternativas".

Por lo tanto, la Escuela de Medicina de Harvard realizó una licitación de soluciones de automatización de dos meses en el verano de 2017, luego evaluó las licitaciones y realizó una segunda licitación antes de adjudicar el contrato. Después de elegir la solución de Radiant, la universidad comenzó las pruebas de campo en dos facultades que participaron voluntariamente en la prueba: Biología Celular y el Proyecto de Ciencias Terapéuticas de Harvard. La escuela de medicina supera los desafíos de la lectura cruzada en la instalación de lectores para asegurarse de que no sean capturados por salas adyacentes.

Esta solución se lanzó posteriormente en julio de 2018, después de lo cual la Escuela de Medicina de Harvard tardó 18 meses en volver a etiquetar los activos existentes y los activos recién recibidos con etiquetas RFID. Estas etiquetas reservadas se asociarán con activos específicos, y cada etiqueta y sus activos relacionados también se vincularán a una sala específica. La solución Virtual Asset Tracker (VAT) basada en la nube de Radiant viene con una aplicación móvil llamada VAT2Go.

Cuando los empleados comiencen a contar, usarán VAT2Go en el iPhone, ingresarán al edificio y la habitación a la que están ingresando, escanearán el código de barras y leerán la etiqueta RFID. Una vez leídas las etiquetas, pueden ver los resultados en la aplicación para confirmar que todos los activos están en las ubicaciones correctas, así como los activos extra o faltantes en la sala. Estos resultados se sincronizan con la aplicación VAT2Go en línea y los usuarios pueden descargarlos y generar informes para cargarlos en OFA (OFA sigue siendo el sistema de registro de activos fijos de la Escuela de Medicina de Harvard).

Di Qiaggio dijo: "Esta aplicación web nos permite realizar cambios individuales o a gran escala mediante la carga o manualmente, como la reasignación de activos a otra ubicación". La Facultad de Medicina de Harvard también puede utilizar soluciones RFID para descartar algunos activos de OFA en el sistema de IVA y eliminarlos del sistema de IVA. Los beneficios de la gestión RFID incluyen un inventario de activos más preciso y eficiente, lo que significa que los gestores de activos y ROM no tienen que interrumpir su investigación de activos cuando realizan un inventario con ellos. El proceso de inventario de activos real también es menos destructivo que el manual.

El despliegue de esta tecnología también ha experimentado algunos giros y vueltas, y la financiación es un desafío importante para ralentizar el proceso del proyecto. Algunos miembros abandonaron el proyecto y cambiaron a otros trabajos, y la epidemia de COVID-19 hizo que la escuela cerrara en marzo de 2020, lo que permitió que solo ingresara el personal necesario. De hecho, el propio Di Qiaggio no pudo llegar a la escena, por lo que envió la etiqueta a Sophia Xu, una analista financiera de activos fijos en la Escuela de Medicina de Harvard, que podía continuar marcando, contando activos y actualizando la OFA en el campus.

Di Qiaggio dijo que desde que el sistema entró en funcionamiento, la escuela solo ha realizado un inventario de activos debido a la epidemia. Es decir, los resultados de este inventario demuestran que el sistema RFID puede ahorrar tiempo. Una de las ventajas de RFID es que independientemente de si estos activos pertenecen al Departamento de Biología Celular, al Departamento de Neurobiología o incluso a otra escuela de Harvard en el área de Cambridge, RFID puede leer todos los activos de la sala sin tener que comparar Activos. información para cada departamento o laboratorio.

La auditoría realizada por PricewaterhouseCoopers no necesita leer etiquetas RFID, pero RFID proporciona el soporte de datos requerido para la auditoría para que la escuela pueda encontrar los activos seleccionados para la auditoría y asegurarse de que estén disponibles cuando llegue el auditor. En la actualidad, también incluye auditorías virtuales en las reuniones de Microsoft Teams.

En el futuro, Di Qiaggio espera que la tecnología RFID pueda aportar beneficios a otros cambios, como la renovación de espacios de laboratorio. El lector de RFID puede escanear los artículos antes de que se renueve la habitación y luego escanear de nuevo cuando los artículos se trasladen a la sala recién renovada para evitar que se pierdan.

Otro beneficio es la capacidad de usar el lector para buscar etiquetas RFID en el modo de contador Geiger para localizar activos perdidos. Di Qiaggio recordó haber leído accidentalmente la etiqueta de una centrífuga refrigerada invisible en 2019. "Estaba escaneando en ese momento, pero no podía verlo a simple vista. Cuando acerqué el lector a la fuente de señal, encontré este activo en un cajón de madera. Si no hay RFID, podría pensar que este activo se ha perdido. Robado o descartado. Con RFID, puedo ver activos intangibles ".

Además de la Escuela de Medicina de Harvard (HMS), los sistemas RFID se implementan o se utilizan actualmente en la Facultad de Artes y Ciencias (FAS) de la Universidad de Harvard, la Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas (SEAS) y el Instituto Wyss (Instituto Wyss). Según Diqiaggio, Wyss ha completado el etiquetado RFID de todos los activos antiguos, mientras que FAS y SEAS ahora etiquetan aproximadamente 8.000 activos. Las cuatro universidades tienen un total de aproximadamente 100 edificios, y cada edificio contiene activos.

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